BETREIBERVERANTWORTUNG – WAS IST DAS?

WAS BEDEUTET BETREIBERVERANTWORTUNG?

Spätestens seit dem Flughafenbrand in Düsseldorf im Jahr 1996 mit 17 Toten und 88 Verletzten ist deutlich geworden, dass mit dem Betrieb von Immobilien eine besondere Verantwortung des Betreibers für den Schutz der Gesundheit und des Lebens der Nutzer von Gebäuden einhergeht. Weitere Unglücke wie der Einsturz der Eissporthalle in Bad Reichenhall im Jahr 2006 mit 15 Toten und 34 Verletzten oder sowie ganz aktuell der Einsturz des Hotels in Kröv mit 2 Toten und 9 Verletzten unterstreichen die Notwendigkeit, dass Betreiber von Gebäuden sich permanent sowie proaktiv um die Sicherheit der Nutzer kümmern müssen!

WAS UMFASST DIE BETREIBERVERANTWORTUNG ALLES?

Im Bereich des Immobilien- und Facility Managements umfasst die Betreiberverantwortung dabei alle Verantwortlichkeiten und Pflichten, die ein Betreiber einer Immobilie, einer Liegenschaft oder eines Gebäudes gegenüber verschiedenen Stakeholdern (Eigentümer, Gesetzgeber, Beschäftigten, Sachversicherer, Nutzern, Berufsgenossenschaften, Anliegern, Umwelt, etc.), Gesetzen und Regelwerken hat. Die Betreiberverantwortung beinhaltet dabei eine Vielzahl von Aufgaben, die sicherstellen sollen, dass Gebäude und Liegenschaften sicher, rechtskonform, effizient, nachhaltig und den vorgeschriebenen Standards entsprechend betrieben werden.

Die deutsche Gesellschaft für Facility Management (GEFMA) hat hierzu im Jahr 2004 erstmalig mit der Richtlinie „GEFMA 190 Betreiberverantwortung im Facility Management“ einen Standard für Deutschland geschaffen, in dem sowohl die rechtlichen Rahmenbedingungen als auch die jeweiligen Aufgabenstellungen an Betreiber von Liegenschaften und Immobilien strukturiert zusammengefasst werden. Der-Facility-Manager Peter Schmidt ist dabei einer der wenigen Facility Manager in Deutschland, welcher von Beginn an mit dieser GEFMA-Richtlinie intensiv arbeitet und dementsprechend eine Vielzahl an erfolgreichen Projekten zur Umsetzung der Betreiberverantwortung nachweisen kann.

WELCHE ASPEKTE UMFASST DIE BETREIBERVERANTWORTUNG KONKRET?

Sowohl der Gesetzgeber, die Berufsgenossenschaften als auch alle Gebäude-Versicherungen haben dazu ein umfassendes Regelwerk erstellt und dieses in den letzten Jahren kontinuierlich angepasst sowie fordern bereits über den Schadensfall hinaus die strikte Einhaltung der Vorschriften. Aufgrund der Fülle der Vorschriften ist es dabei eine Herausforderung für die Betreiber, sich immer regelkonform zu verhalten. Unbenommen hiervon bleiben die (persönlichen) Haftungsrisiken für Geschäftsleitung, Führungskräfte und Beschäftigte bestehen. Nachfolgend eine Übersicht der wichtigsten Aspekte der Betreiberverantwortung im Immobilien- und Facility Management:

• Gebäudebetrieb und -pflege: Die Verantwortung für den alltäglichen Betrieb der Liegenschaften und der Gebäude, einschließlich Wartung, Instandhaltung, Inspektionen, Sachverständigenprüfungen, Reinigung und Sicherheit und liegt beim Betreiber. Dies schließt auch die Gewährleistung eines reibungslosen technischen Betriebs von Gebäudesystemen wie Lüftung, Trinkwasseranlagen, Heizung, Klimaanlage und Aufzügen ein. Zum Beispiel ist der Betreiber verantwortlich für eine einwandfreie Trinkwasserqualität seiner Trinkwasserinstallation und die Veranlassung von entsprechenden Prüfungen auf Legionellen und Mikrobiologie. Wie er der Trinkwasserqualität dabei sicherstellt, regeln neben der Trinkwasserverordnung zahlreiche Normen und Regelwerke.
• Sicherheitsmanagement: Der Betreiber ist verantwortlich für die Umsetzung von Sicherheitsmaßnahmen, um die Sicherheit von Personen auf Liegenschaften und im Gebäude zu gewährleisten. Dies umfasst Brandschutz, Arbeitsschutz, Notfallpläne, Zugangskontrolle, Evakuierungsübungen und andere sicherheitsrelevante Aspekte. Zum Beispiel ist es eine Betreiberverantwortung sicherzustellen, dass sowohl im Gebäude als auch im Außenbereich die Verkehrssicherungspflicht umgesetzt wird. Das heißt, im Außenbereich sind die Verkehrsflächen sicher begehbar, es bestehen keine Gefährdungen durch z. B. herabstürzende Äste aus Bäumen, die Wege sind frei von Stolperfallen und im Winter werden die Zuwegungen auf der Liegenschaft durch einen Winterdienst sichergestellt.
• Energieeffizienz und Umweltschutz: Die Betreiberverantwortung beinhaltet auch die Optimierung des Energieverbrauchs und die Umsetzung nachhaltiger Maßnahmen im Immobilienbetrieb. Dies umfasst die Implementierung von Energiemanagementsystemen, Recycling-Programmen, eine fachgerechte Entsorgung sowie die energieeffiziente technische Betriebsführung im Objektbetrieb. Zum Bespiel verpflichtet das Energieeffizienzgesetz (EnEfG) alle Unternehmen mit einem jährlichen durchschnittlichen Gesamtenergieverbrauch von mehr als 7,5 Gigawattstunden (GWh), ein Energie- oder Umweltmanagementsystem nach ISO 50001 oder ⁠EMAS⁠ einzurichten. Eine Softwareimplementierung kann hierbei unterstützen.
• Compliance: Der Betreiber muss sicherstellen, dass die Liegenschaften und Gebäude den geltenden Gesetzen und Vorschriften entsprechen. Dies umfasst Bauvorschriften, Brandschutzauflagen, Arbeitsschutzvorschriften sowie der Umweltgesetzgebung und andere relevante, z.T. sehr objektspezifische, Rechtsvorschriften. Zum Beispiel benötigt der Betreiber eine gültige Baugenehmigung und ist gut beraten, hier das Gebäude auch entsprechend der Baugenehmigung zu betreiben, das heißt, es sind keine Nutzungsänderungen ohne Genehmigungen erfolgt. Oftmals gibt es hier teilweise erhebliche Abweichungen in der Praxis, was im Schadensfall ggf. den Vorwurf des Betriebs einer nicht genehmigten Immobilie für die Betriebsführung bedeuten kann.
• Kostenmanagement: Die Betreiberverantwortung schließt auch das effiziente Management von Betriebskosten ein. Dies beinhaltet Budgetierung, Beschaffung, Vertragsmanagement und die Identifizierung von Kosteneinsparungsmöglichkeiten. Zum Beispiel stehen für das Betriebskostenmanagement auch entsprechende Daten und Software zur Verfügung.
• Kunden- und Mieterbeziehungen: Bei gewerblichen Immobilien ist der Betreiber oft auch für die Pflege von Beziehungen zu Mietern oder Kunden verantwortlich. Dies umfasst die Kommunikation, Erfüllung von Serviceanfragen und das Umsetzten einer positiven Nutzererfahrung. Zum Beispiel kann hier der Betreiber anhand aller Verträge auch jederzeit die Anforderungen seiner Mieter umsetzen und verfügt über die entsprechenden (personellen) Ressourcen.
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Die Betreiberverantwortung im Immobilienmanagement ist also umfassend und erfordert somit eine ganzheitliche Herangehensweise, auch um sicherzustellen, dass Liegenschaften und Gebäude effektiv und effizient betrieben werden sowie den Bedürfnissen aller Beteiligten gerecht werden.

DELEGATION VON BETREIBERVERANTWORTUNG

Viele Betreiber möchten zumindest einen Teil der Betreiberverantwortung an Dienstleister und Service-Unternehmen übertragen. Grundsätzlich lässt sich die Betreiberverantwortung immer nur zu gewissen Teilen an externe Dritte delegieren. Das gilt auch für die eigenen Beschäftigten!
Viele Aufgabenstellungen der Betreiberverantwortung lassen sich nur schriftlich (z. B. per Arbeitsvertrag, Dienstleistungsvertrag, Servicevereinbarung, Dienstanweisung, Stellenbeschreibung, etc.) an interne und externe Personen übertragen. Allerdings gibt es hier auch klare Grenzen beim Übertragen von Verantwortlichkeiten. Diese sind seitens des Gesetzgebers entsprechend definiert. Die nachfolgende Verantwortung verbleibt IMMER beim Betreiber:

• Organisationspflicht: Der Betreiber steht in der klaren Verantwortung, den Geschäftsbetrieb zu organisieren und zu regeln. Im Idealfall geschieht dies schriftlich. Die Regelung dabei ist umfassend und kann niemals an einen dritten delegiert werden. Als Beispiele hier seien die Festlegung der Aufbau- und Ablauforganisation, die Regelung der Umsetzung des Arbeitsschutzes, der Ersten Hilfe und die Einhaltung des betrieblichen sowie baulichen Brandschutzes.
• Selektionspflicht: Bei der Auswahl und dem Einsatz von Führungskräften, externen Dienstleistern sowie ausführenden Beteiligten ist der Betreiber verpflichtet, bestimmte Kriterien einzuhalten. So ist bei der Auswahl und Bestellung darauf zu achten, dass nur geeignete Personen die jeweiligen Aufgaben zugewiesen bekommen. Ebenfalls darauf zu achten ist, dass die Verpflichteten auch mit den ausreichenden (finanziellen und personellen) Ressourcen ausgestattet werden. Diese Aufgabe kann immer nur vom Betreiber übernommen werden und ist dementsprechend zu dokumentieren.
• Kontroll- und Aufsichtspflicht: Der Betreiber welcher Aufgaben an Dritte delegiert ist immer verpflichtet, die Aufgabenumsetzung in Qualität und Umfang zu kontrollieren. Nur durch eine Aufsicht über die an weitere Beteiligte delegierte Aufgaben kommt der Betreiber hier seiner Betreiberverantwortung ausreichend nach. Die Kontrollpflicht verbleibt somit immer bei demjenigen welcher Verantwortung abgibt und lässt sich an keinen Dritten delegieren.

UMSETZUNG DER BETREIBERVERANTWORTUNG

UMSETZUNG DER BETREIBERVERANTWORTUNG IM IMMOBILIEN- UND FACILITY MANAGEMENT

Um die Umsetzung in der betrieblichen und organisatorischen Praxis zu ermöglichen, bedarf es erfahrungsgemäß eines individuellen Ansatzes je Betrieb bzw. Organisation. Als Grundsatz bei jeder Einführung von Projekten zum vollumfänglichen Nachkommen der Betreiberverantwortung sollte vorab einmal die Zielstellung festgelegt werden. Ein generisches Ziel dabei ist immer die Möglichkeit einer Exkulpation im Schadensfall zu schaffen. Exkulpation bedeutet dabei eine Entlastung vom Vorwurf einer schuldhaften Pflichtverletzung bzw. Rechtfertigung zur Abwehr einer Beschuldigung. Die Exkulpation gelingt je einfacher, desto besser eine dokumentierte Lage geschaffen werden kann, aus der unzweifelhaft hervorgeht, dass der Betreiber hier seinen Verpflichtungen nachgekommen ist und alles Erforderliche getan hat, um hier einen Schadensfall abzuwenden. Dabei kann z. B. auch eine Software-Unterstützung bieten.

Nach der Zielfestlegung in einem Projekt zur Umsetzung und Verbesserung von Betreiberverantwortung sind dann alle Stakeholder einzubeziehen und ggf. je Projektteam der Stand des Status Quo in der Organisation zu erheben. Dabei werden alle Liegenschaften, Gebäude, Technische Anlagen und Prozesse der Wartung, Instandhaltung sowie Instandsetzung anhand eines SOLL-IST-Abgleichs auf den tatsächlichen und wunschgemäßen Erfüllungsgrad hin analysiert. Nach Zusammentragen der Ergebnisse kann dann anhand einer Priorisierung die Aufgabenliste erstellt und abgearbeitet werden. Je nach Stand des Erfüllungsgrades und den personellen Ressourcen kann ein derartiges Projekt sich auch über viele Monate oder gar Jahre hinweg erstrecken. Eine Unterstützung durch einen externen und versierten Experten für Betreiberverantwortung kann dabei hilfreich sein und ggf. den Prozess zur Umsetzung erheblich beschleunigen.

UMSETZUNG MIT UNTERSTÜTZUNG DURCH DER FACILITY MANAGER PETER SCHMIDT - MÖGLICHE VORGEHENSWEISE

Um Ihnen hier größtmögliche Sicherheit bei der Wahrnehmung der Betreiberverantwortung zu geben, orientiere ich mich in einem Projekt in der Regel an der folgenden Vorgehensweise:

• Bestandsaufnahme der (Facility Management) Organisation im Unternehmen hinsichtlich Betreiberverantwortung
• Erfassung aller spezifischen Gewerke und Technischen Anlagen im Gebäude
• Erstellung einer Liste aller gesetzlichen und normativen Vorgaben (je Gewerk) welche anzuwenden sind
• Abgleich und Bewertung der Einhaltung der Verpflichtungen (IST-SOLL Abgleich)
• Konzepterstellung Optimierungsmaßnahmen
• Ggf. Integration in ein Software-Projekt (z. B. CAFM-Lösung)
• Umsetzung in der Praxis (inkl. Schulungen)
• Dokumentation aller Maßnahmen
• Auditierung auf Wirksamkeit der Maßnahmen
• Integration von weiteren Maßnahmen bei Änderungen von Vorschriften

Je nach Erfüllungsstand und individueller Projektziele lassen sich die o.a. Bausteine auch anderweitig kombinieren und wie schon angedeutet in eine Implementierung einer Software für Facility Management integrieren. Weiterhin bietet sich als Einstieg eine Schulung (Standard sowie auf Maß) und / oder ein Audit zum Stand der Erfüllung der Betreiberverantwortung an. Aufgrund der langjährigen Erfahrung von Der-Facility-Manager Peter Schmidt ist bisher immer eine individuelle und wirtschaftliche Lösung in den diesbezüglichen Projekten etabliert worden.

Sollten Sie also noch Unsicherheiten hinsichtlich eines ordnungsgemäßen Nachkommens der Betreiberverantwortung in Ihrem Hause vermuten, so sprechen Sie mich einfach an. Gerne stelle ich Ihnen im Rahmen eines unverbindlichen Erstgesprächs Lösungsansätze zur pragmatischen Umsetzung vor. Denn die Betreiberverantwortung ist für jeden Eigentümer sowie Betreiber von Immobilien, Gebäuden und Technischen Anlagen von Bedeutung!

Nehmen Sie Kontakt auf!