Interim-Management im Facility-Management

Im dynamischen Umfeld des Facility-Managements sind Unternehmen zunehmend gefordert, flexibel und effizient auf wechselnde Marktbedingungen zu reagieren. Eine Lösung, die sich dabei immer stärker durchsetzt, ist das Interimsmanagement. Hierbei werden erfahrene Führungskräfte zeitlich befristet ins Unternehmen geholt, um besondere Aufgaben, Projekte oder Krisensituationen zu bewältigen. Schon mit einem einzigen Schritt kann so umfassende FM-Kompetenz in die Organisation integriert werden.

Welche Rolle spielt das Interim-Management im Facility Management Sektor bisher und wie wird sich dieser Markt in Zukunft entwickeln? Einen fundierten Überblick bietet die Bachelorarbeit „Die Entwicklung des Interim Management Marktes im FacilityManagement Sektor: Eine Analyse von Chancen, Risiken und Zukunftsprognosen“, von Miriam Hagedorn, die in Kooperation mit dem Facility-Manager Peter Schmidt an der Fachhochschule Münster entstand.*

Flexibel, effizient, zukunftsweisend

Jede Leistung, die im Facility-Management gefragt ist, lässt sich grundsätzlich auch im Interims- beziehungsweise Teilzeitmanagement abbilden. Für Unternehmen ergibt sich daraus ein entscheidender Vorteil: Die benötigte Expertise ist ohne lange Einarbeitungszeit sofort verfügbar, Prozesse können umgehend optimiert und strategische Veränderungen zielgerichtet umgesetzt werden.

Ein zentraler Fokus im Interims-Management liegt auf dem taktisch-strategischen Bereich – etwa in der Steuerung von Facility-Management-Leistungen. Hier steht nicht die operative, sondern die steuernde, entscheidende Rolle in den Mittelpunkt. Interim-Manager bringen externes Fachwissen ein, agieren unabhängig und eröffnen durch ihre Perspektive häufig neue Lösungswege.

Zugleich stehen Unternehmen vor der Frage, in welchen Situationen sich das Interimsmanagement gegenüber anderen Modellen – etwa einer klassischen Festanstellung – besonders eignet. Die Antwort ist vielschichtig: Gerade bei einem kurzfristigen oder besonderen Bedarf an externer Unterstützung kann das Interim- Management seine Vorteile ausspielen. Dies gilt zum Beispiel in Phasen, in denen Know-how temporär nicht intern abgedeckt werden kann und bei außergewöhnlichen Projekten oder Restrukturierungen.

Neben dem klassischen „Interim Einsatz“, in dem es um ein einzelnes Projekt geht, gewinnen größere Aufgaben mit langen Projektlaufzeiten – teilweise über mehre Jahre – zunehmend an Bedeutung. Unternehmen legen den Fokus darauf, Prozesse so zu strukturieren, dass die bestehenden Ressourcen effizienter und mehrwertschaffender eingesetzt werden können. Viele sehen den Schwerpunkt in der der operativen Umsetzung, sodass sie anstelle eines Beratungshauses einen Interim-Manager beauftragen. 

Dies wird besonders dann als sinnvoll erachtet, wenn es sich nicht um ein Kurzprojekt, aber auch nicht um eine dauerhafte Tätigkeit handelt. Geht es nur um die punktuelle Stützung im Tagesgeschäft ohne jegliche Steuerung. In diesen Fällen würden eher anderweitige Arbeitsmodelle zum Einsatz kommen wie Zeitarbeiter oder Freelancer.

Potenzielle Unsicherheiten – etwa hinsichtlich Entscheidungsbefugnis, Integration in bestehende Teams oder vertraglicher Gestaltung – müssen sorgfältig abgewogen werden. Dennoch zeigt sich: Unternehmen, die Interim-management gezielt einsetzen, profitieren von einer hohen Flexibilität und profitieren vom Wissen erfahrener Experten.

Skepsis verschwindet in der Regel schnell

Mit extern eingeholtem Fachwissen sowie fundierten Ratschlägen um eine operative Umsetzung verbindet die Mehrzahl der Unternehmen eine Professionalisierung und Autonomisierung von Steuerungsaufgaben. Obwohl Interims-Management immer bekannter wird, haben insbesondere kleinere und mittelständische Unternehmen oftmals noch Vorbehalte.

Expertenerfahrungen bestätigen, dass viele Unternehmen wegen der komplexen rechtlichen Bestimmungen und dem Gefühl einer Intransparenz des Marktes unsicher sind, einen Externen zu beauftragen. Eine große Rolle spielt dabei auch die Sorge vor Akzeptanzprobleme von Seiten der internen Projektbeteiligten und die Angst vor einem Know-how-Verlust.

Ein Interims-Facility-Manager kann nur erfolgreich sein, wenn er sich gut in das Unternehmen integriert und sich am langfristigen Erfolg orientiert. Es geht nicht allein darum, das richtige Know-how mitzubringen, sondern auch die richtige Methodik, die man intern weitergeben und für die Mitarbeiter nachhaltig implementieren kann. Lösungen müssen gegenüber Auftraggebern und Mitarbeitern transparent und objektivierbar sein. Nach dem Prinzip: „Schauen Sie, dem Projekt X mit einer vergleichbaren Aufgabenstellung haben wir das so und so gemacht, in dem Projekt Y haben wir das so gelöst, jetzt lassen Sie uns besprechen, welchen Weg wir hier beschreiten“. So bleibt man offen für die Perspektiven des Auftraggebers und zeigt Alternativen aufzeigt, auf die man intern, im eigen „Dunstkreis“, nicht gekommen wäre.

Ein Interims-Facility-Manager bringt ganz einfach frischen Wind ins Unternehmen. Er hat Erfahrungen aus anderen Branchen im Gepäck, die so nie den Weg in das Unternehmen gefunden hätten. Nach meiner persönlichen Erfahrung aus 10 Jahren Facility-Management und vielen Interims-Projekten gehört es zu meiner Philosophie, immer aus dem Zusammenspiel dreier Kompetenzen heraus zu denken: sich mit menschlichem Feingefühl in eine Teamstruktur einzubringen, die optimalen Methoden anzuwenden und dabei ein profundes Branchenwissen einzusetzen.

Erfreulicherweise zeigen Studien und Expertenmeinungen, dass Unternehmen in der Regel sehr schnell – nach der Anfangszeit des ersten Einsatzes – ihre Unsicherheiten verlieren.

Entwicklung des Interim-Management-Marktes

Wie sich der Markt für Interim-Management künftig entwickeln wird, unterliegt zahlreichen externen Faktoren. Vor allem in Zeiten wirtschaftlicher Umbrüche steigt die Nachfrage nach externen Dienstleistungen sprunghaft an. Der Bedarf nach kurzfristig verfügbaren Experten, welche nicht langfristig gehalten werden sollen und dessen Rekrutierung nicht zu lange dauern darf, wächst bereits seit einigen Jahren stetig.

Unternehmen bewegen sich hier bei der Vergabe externer Aufträge weg von reinen Unternehmensberatungsleistungen hin zu komplexen Lösungen mit operativen Managementleistungen.Laut Zahlen des DDIM (Dachgesellschaft Deutsches Interim Management e.V.) ist das Interim-Management ein deutlich aufstrebender Markt. 90% der im Rahmen einer Studie befragten Unternehmen aus der D-A-CH Region erwarten, dass die Flexibilität im Arbeitsmarkt bis 2030 steigen wird und moderne Arbeitsmodelle weiter zunehmen werden. Von diesen prognostizieren ebenfalls 75% ein weiteres Wachstum speziell für den Markt des Interim-Managements.

Lösung mit Zukunft

Interims-Management im Facility Management bietet Unternehmen die Chance, gezielt Fachwissen einzubinden, Methoden weiterzuentwickeln, Effizienzpotenziale zu heben und als Organisation beweglich zu bleiben. Gerade in einer zunehmend komplexen und dynamischen Unternehmenswelt kann diese Arbeitsweise zum entscheidenden Erfolgskriterium werden.

Neben dem sich zuspitzenden Mangel an Fachpersonal nehmen im Facility-Management-Sektor die Herausforderungen für Unternehmen weiter zu, sodass Facility-Manager mit Erfahrung und Perspektive gefragt sind. Vor dem Hintergrund der in den vergangenen Jahren zugenommenen Ausbildungsmöglichkeiten im Facility-Management-Sektor ist es wahrscheinlich, dass das Angebot an Interim-Facility-Managern in den kommenden Jahren noch deutlich größer wird Für sie gibt es heute ein zunehmend breites Anwendungsfeld.

* Datenquelle: Hagedorn, Miriam: Die Entwicklung des Interim Management Marktes im Facility Management Sektor: Eine Analyse von Chancen, Risiken und Zukunftsprognosen. Münster 2024