Betreiberverantwortung im Facility Management (HSE / EHS) :

Grundlagen der Betreiber-Verantwortung

Der Brand einer Chemiefabrik in Der Brand einer Chemiefabrik in Braunschweig sowie der Brand eines Kiosks in Düsseldorf im Jahr 2024 verdeutlichen deutlich: Bei der Betreiberverantwortung geht es um Leib und Leben sowie um den Schutz hoher Sachwerte. Betreiber von Immobilien tragen eine besondere Verantwortung. Die Betreiberverantwortung im Facility Management ist daher hoch reglementiert und rechtlich klar definiert.

Die Betreiberverantwortung umfasst die gesetzlichen Pflichten und Verantwortlichkeiten, die ein Gebäudebetreiber oder -eigentümer sicherstellen muss, um die Sicherheit der Gebäudenutzer sowie die Betriebs- und Funktionssicherheit der Anlagen dauerhaft zu gewährleisten.

Sie bildet einen wesentlichen Bestandteil einer rechtssicheren Betreiberverantwortung und ist eng mit den Anforderungen aus dem HSE- (Health, Safety and Environment) bzw. EHS-Umfeld (Environment, Health & Safety) verknüpft.

Der Facility Manager Peter Schmidt unterstützt Sie dabei, die Betreiberverantwortung im Facility Management systematisch umzusetzen und die daraus resultierenden Betreiberpflichten der Betreiberverantwortung zuverlässig zu erfüllen.

Er kennt die komplexen gesetzlichen Anforderungen und setzt die Betreiberverantwortung rechtssicher, ökonomisch und fachlich fundiert um.
Durch seine Erfahrung und sein Know-how minimiert er Haftungsrisiken für Betreiber und Unternehmen und sorgt für eine kontinuierliche Einhaltung aller gesetzlichen Vorgaben unter Berücksichtigung wirtschaftlicher Anforderungen.
Sie vermeiden den Aufwand, eigenes Personal zeitintensiv oder fachfremd schulen zu müssen.
Als erfahrener Experte kennt er die relevanten Gesetze und Vorschriften (z. B. Arbeitsschutzgesetz, Betriebssicherheitsverordnung, Bauordnungen der Bundesländer) und zeigt auf, wie Betreiber sicherstellen, dass Gebäude und Anlagen dauerhaft den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.

Im Detail

Aufgaben der Betreiberverantwortung im Facility Management:
Die GEFMA-Richtlinie 190

Im Immobilien- und Facility Management umfasst die Betreiberverantwortung alle Verantwortlichkeiten und Pflichten, die ein Betreiber einer Immobilie, einer Liegenschaft oder eines Gebäudes gegenüber Eigentümern, Gesetzgebern, Beschäftigten, Versicherern, Nutzern, Berufsgenossenschaften, Anliegern sowie der Umwelt wahrzunehmen hat. Diese Betreiberpflichten der Betreiberverantwortung dienen dazu, Gebäude und Liegenschaften sicher, rechtskonform, effizient, nachhaltig und entsprechend geltender Standards zu betreiben.

Die Deutsche Gesellschaft für Facility Management (GEFMA) hat hierzu im Jahr 2004 mit der Richtlinie „GEFMA 190 – Betreiberverantwortung im Facility Management“ einen anerkannten Standard für Deutschland geschaffen. Die GEFMA 190 bietet eine praxisnahe Struktur zur rechtssicheren Organisation der Betreiberverantwortung im Facility Management.

Der Facility Manager Peter Schmidt arbeitet seit Einführung der GEFMA 190 intensiv mit dieser Richtlinie und verfügt über umfangreiche Projekterfahrung bei der praktischen Umsetzung der Betreiberverantwortung. Dabei unterstützt er Betreiber bei der systematischen und EHS-konformen Umsetzung der Betreiberverantwortung im Facility Management.

Zentrale Handlungsfelder der Betreiberverantwortung im Facility Management

Regeln und Vorschriften

Sowohl der Gesetzgeber, die Berufsgenossenschaften als auch Versicherungen stellen umfassende Regelwerke zur Betreiberverantwortung bereit und passen diese kontinuierlich an. Für eine rechtssichere Betreiberverantwortung ist die konsequente Einhaltung dieser Vorgaben zwingend erforderlich.

Gebäudebetrieb und -pflege

Die Verantwortung für den laufenden Betrieb von Liegenschaften und Gebäuden liegt beim Betreiber. Dazu zählen Wartung, Instandhaltung, Inspektionen, Sachverständigenprüfungen, Hygiene, Reinigung und Sicherheit. Diese Aufgaben gehören zu den zentralen Betreiberpflichten der Betreiberverantwortung im Facility Management. Dies umfasst auch den sicheren technischen Betrieb von Gebäudesystemen wie Lüftung, Trinkwasseranlagen, Heizung, Klimaanlagen und Aufzügen.

Sicherheitsmanagement

Der Betreiber ist verantwortlich für die Umsetzung geeigneter Sicherheitsmaßnahmen, um Personen auf Liegenschaften und in Gebäuden zu schützen. Dies ist ein wesentlicher Bestandteil der Betreiberverantwortung im HSE-Kontext. Dazu gehören Brandschutz, Arbeitsschutz, Notfall- und Evakuierungspläne, Zugangskontrollen sowie regelmäßige Übungen. Auch Verkehrssicherungspflichten im Außenbereich, etwa durch Winterdienst, Baumkontrollen oder das Beseitigen von Stolperstellen, sind zu berücksichtigen.

Energieeffizienz und Umweltschutz

Die Betreiberverantwortung umfasst auch die Optimierung des Energieverbrauchs sowie die Umsetzung nachhaltiger Maßnahmen im Immobilienbetrieb. Diese Anforderungen sind fester Bestandteil einer zukunftsorientierten und rechtssicheren Betreiberverantwortung. Hierzu zählen Energiemanagementsysteme, Recycling- und Entsorgungskonzepte sowie eine energieeffiziente technische Betriebsführung. Das Energieeffizienzgesetz (EnEfG) verpflichtet Unternehmen mit hohem Energieverbrauch zur Einführung von Energie- oder Umweltmanagementsystemen nach ISO 50001 oder EMAS.

Compliance

Der Betreiber muss sicherstellen, dass Gebäude und Liegenschaften allen geltenden Gesetzen und Vorschriften entsprechen. Dies ist ein zentraler Bestandteil der rechtssicheren Betreiberverantwortung. Dazu gehören Bau- und Brandschutzvorschriften, Arbeitsschutzregelungen, umweltrechtliche Vorgaben sowie objektspezifische Genehmigungen. Gebäude sind entsprechend der erteilten Baugenehmigung zu betreiben, Nutzungsänderungen bedürfen einer Genehmigung.

Kostenmanagement

Die Betreiberverantwortung umfasst auch ein wirtschaftliches Management der Betriebskosten. Ein strukturierter Umgang mit Kosten unterstützt die nachhaltige Umsetzung der Betreiberverantwortung. Dazu zählen Budgetierung, Beschaffung, Vertragsmanagement sowie der Einsatz geeigneter Daten- und Softwaresysteme.

Kunden- und Mieterbeziehungen

Bei gewerblichen Immobilien ist der Betreiber häufig auch für die Betreuung von Mietern oder Kunden verantwortlich. Dies gehört zu den organisatorischen Betreiberpflichten im Facility Management. Hierzu zählen Kommunikation, Bearbeitung von Serviceanfragen sowie die Umsetzung vertraglich vereinbarter Leistungen. Der Betreiber stellt sicher, dass dafür geeignete personelle Ressourcen vorhanden sind.

Organisation der Betreiberverantwortung im Facility Management: nicht delegierbare Betreiberpflichten

Einige Aufgaben der Betreiberverantwortung lassen sich schriftlich (z. B. über Arbeitsverträge, Stellenbeschreibungen, Dienstleistungsverträge, Servicevereinbarungen oder Dienstanweisungen) an interne Mitarbeitende oder externe Dienstleister übertragen. Viele Betreiber möchten zumindest einen Teil der Betreiberverantwortung an Service- und Facility-Management-Unternehmen delegieren. Unabhängig davon verbleiben zentrale Betreiberpflichten der Betreiberverantwortung dauerhaft beim Betreiber und sind nicht delegierbar.

Verantwortung des Betreibers

Organisationspflicht. Der Betreiber steht stets in der Verantwortung, den Geschäftsbetrieb organisatorisch so zu gestalten, dass gesetzliche Anforderungen eingehalten werden. Diese Organisationspflicht ist umfassend und kann nicht auf Dritte delegiert werden. Sie bildet einen zentralen Bestandteil der rechtssicheren Betreiberverantwortung im Facility Management. Dazu zählen insbesondere die Festlegung der Aufbau- und Ablauforganisation, die Regelung und Umsetzung des Arbeitsschutzes, der Ersten Hilfe sowie die Einhaltung des betrieblichen und baulichen Brandschutzes.
Selektionspflicht. Bei der Auswahl und dem Einsatz von Führungskräften, externen Dienstleistern und ausführenden Personen ist der Betreiber verpflichtet, ausschließlich geeignete und fachlich qualifizierte Personen einzusetzen und dies nachvollziehbar zu dokumentieren. Diese Pflicht ist ein wesentlicher Bestandteil der Betreiberpflichten der Betreiberverantwortung. Darüber hinaus ist sicherzustellen, dass die Verpflichteten mit ausreichenden personellen und finanziellen Ressourcen ausgestattet sind.
Kontroll- und Aufsichtspflicht. Delegiert der Betreiber Aufgaben an Dritte, bleibt er verpflichtet, die ordnungsgemäße Umsetzung dieser Aufgaben regelmäßig zu kontrollieren. Die Kontroll- und Aufsichtspflicht ist nicht delegierbar und verbleibt stets beim Betreiber. Nur durch eine wirksame Kontrolle der delegierten Aufgaben kommt der Betreiber seiner Betreiberverantwortung im Facility Management ausreichend nach.

Individuelle Umsetzung der Betreiberverantwortung im Facility Management: Schritt für Schritt

Jede Organisation und jede Immobilie stellt individuelle Anforderungen an die Umsetzung der Betreiberverantwortung. Deshalb beginnt jede Einführung mit einer klaren Zieldefinition im Dialog aller Beteiligten. Ziel ist es, eine wirtschaftliche und rechtssichere Betreiberverantwortung im Facility Management zu etablieren.

Ein zentrales Ziel ist die Exkulpationsfähigkeit im Schadensfall. Exkulpation bezeichnet die Möglichkeit, sich vom Vorwurf einer schuldhaften Pflichtverletzung zu entlasten. Eine belastbare Dokumentation ist dabei ein wesentlicher Bestandteil der rechtssicheren Betreiberverantwortung. Je besser nachvollziehbar dokumentiert ist, dass der Betreiber seinen Betreiberpflichten der Betreiberverantwortung nachgekommen ist und alle erforderlichen Maßnahmen ergriffen hat, desto einfacher gelingt die Exkulpation. Softwarelösungen können diesen Prozess wirksam unterstützen.

Nach der Zieldefinition erfolgt eine strukturierte Bestandsaufnahme aller Liegenschaften, Gebäude, technischen Anlagen und relevanten Prozesse. Dies ist ein zentraler Schritt zur systematischen Umsetzung der Betreiberverantwortung im Facility Management. Anhand eines SOLL-IST-Abgleichs werden Prüf-, Wartungs- und Instandhaltungsprozesse bewertet. Auf dieser Basis erfolgt eine Priorisierung der Maßnahmen und deren schrittweise Umsetzung.

Nutzen eines externen Facility Managers

Bestandsaufnahme der Facility-Management-Organisation hinsichtlich Betreiberverantwortung
Erfassung aller relevanten Gewerke und technischen Anlagen
Zusammenstellung aller gesetzlichen und normativen Vorgaben je Gewerk
Bewertung der Einhaltung der Betreiberpflichten (SOLL-IST-Abgleich)
Entwicklung und Umsetzung von Optimierungsmaßnahmen
Integration in Software- und CAFM-Projekte
Umsetzung in der Praxis inklusive Schulungen
Dokumentation aller Maßnahmen
Auditierung der Wirksamkeit
Anpassung bei Änderungen gesetzlicher Vorgaben
Bei Bedarf: Dienstleistersteuerung

Kompetenz ohne Ländergrenzen – Betreiberverantwortung im Facility Management

Durch zahlreiche nationale und internationale Projekte verfügt Peter Schmidt über umfassende fachliche und methodische Erfahrung in der Umsetzung der Betreiberverantwortung. Diese Expertise erstreckt sich auch auf die rechtssichere Organisation der Betreiberverantwortung im Facility Management über Ländergrenzen hinweg.

Ihr Unternehmen ist in Frankreich, den Niederlanden, der Schweiz, Großbritannien oder in einem anderen europäischen Land tätig? Auch dort gelten hohe Anforderungen an Betreiberpflichten und HSE (EHS)-Strukturen im Facility Management.

Sprechen Sie mit dem Facility Manager Peter Schmidt und profitieren Sie von internationaler Erfahrung bei der Umsetzung einer rechtssicheren Betreiberverantwortung im Facility Management.

Sicherheitsrelevante Themen gehören in bewährte Hände.

Machen Sie bei der Sicherheit für Menschen und der Erfüllung gesetzlicher Anforderungen keine schlechten Kompromisse.