Cloud Nutzung im Facility Management

Der Bedarf, zeitnah Informationen über die wichtigsten Geschäftsprozesse im Facility Management (FM) zu verfügen, wächst nahezu parallel zur weiteren Verbreitung von softwareunterstützender Facility Management-Systeme.

Um alle Aufgaben, Kosten und Strukturen oftmals komplexer und sich weit verteilenden (FM-) Geschäftsprozesse übersichtlich zur Verfügung zu haben, ist eine datentechnische Abbildung und Verarbeitung nahezu unentbehrlich geworden. Dabei übernehmen die in den angloamerikanischen Märkten mittlerweile weit verbreiteten Cloud Computer Aided Facility Management-Systeme (CAFM) auch im deutschsprachigen Raum allmählich eine immer wichtigere Stellung im Geschäftsfeld diesbezüglicher Software-Lösungen. Anlass genug, um sich mit den praktischen Vorteilen von rein internetbasierten System für FM detaillierter zu befassen.

Peter Schmidt ist seit September 2015 Head of Facility Management bei KLEPIERRE. Nach dem Studium in Deutschland und den Niederlanden war er zunächst mehrere Jahre als Berater für FM und Maincontracting tätig. Anschließend übernahm er als CAFM Consultant die Implementierung einer Maintenance Software bei einem internationalen Lebensmittelkonzern. Nach dem erfolgreichen Geschäftsfeldaufbau für einen niederländischen CAFM-Anbieter in Deutschland und Österreich übernahm er für viele Jahre die Verantwortung als Leiter Facility Manager bei NORDSEE.

Peter Schmidt ist darüber hinaus auch Lehrbeauftragter für CAFM an der Westfälischen Hochschule am Standort Gelsenkirchen und wissenschaftlicher Beirat in der niederländischen Hochschule Saxion in Deventer.

Definitionen Cloud Computing:

Nach Wikipedia handelt es sich bei Cloud Computing um die Bereitstellung von IT-Infrastruktur (Rechnerkapazitäten, Speicher, Software, etc.) mit Zugriff über das Internet. Bei der Nutzung von Cloud Computing sind nachfolgende Unterscheidungen bezüglich der technologischen Umgebungen zu treffen:

Public Cloud:

Öffentliche IT-Umgebung; gemeinsame Nutzung von vielen/allen Nutzern, Datenspeicherung in (global) verteilten Rechenzentren, maximale Kostenvorteile, maximale Flexibilität, geringer Datenschutz.

Private Cloud:

Organisations-/Unternehmensinterne IT-Umgebung mit privatem Zugang; Datenspeicherung intern oder extern in physikalisch bekanntem Rechenzentrum, hohe Kostenvorteile, hohe Flexibilität, maximaler Datenschutz.

Hybrid Cloud:

Kombination aus Private und Public Cloud-Umgebung; Verknüpfung von öffentlichen und privaten Rechenzentren, Datenspeicherung in- und extern, hohe Kostenvorteile, hohe Flexibilität, hoher bis mittlerer Datenschutz.

Differenzierung CAFM Systeme

Grundsätzlich muss man bei der Nutzung von internetbasierter CAFM die unterschiedlichen Anwendungsmöglichkeiten vorab gegenüberstellen. Dabei soll in diesem Beitrag ausschließlich die Nutzung von CAFM-Systemen thematisiert werden, welche über Cloud Computing bereitgestellt und folglich genutzt werden können. Die Nutzung von In-House installierten auf Server-Client basierenden Systemen (welche dann über diverse technische Möglichkeiten über das Internet beziehungsweise auch über das Intranet angewendet werden können) sind somit kein Bestandteil nachfolgender Betrachtungen.

Die klassische Kauflösung

Der augenscheinlichste Unterschied von Cloud CAFM-Systemen im Vergleich zu herkömmlichen FM-Software Lösungen, welche lokal installiert werden müssen, ist zunächst einmal weniger technischer als juristischer Natur. Bei der klassischen Kauflösung erwirbt der Kunde die dauerhaften Nutzungsrechte und muss sich neben den wiederkehrenden (und oft zwingend notwenigen Updates) kaum noch um weitere rechtliche Aspekte kümmern. Die Nutzungsrechte für die FM-Software verbleiben dauerhaft beim Käufer und die Software lässt sich kaufmännisch in der Bilanz des Unternehmens aktivieren. Damit einhergehend ist oftmals ein „Up-Front“ entstehender „beachtlicher“ Kaufpreis, der sich in der Regel (je nach Organisationsstruktur- und Größe) schnell im sechsstelligen Bereich bewegen kann.

Die moderne SaaS Lösung

Bei den modernen Software as a Services (SaaS)-Lösungen hingegen entrichtet der Kunde in der Regel im Rahmen eines Abonnement für einen fest definierten Zeitraum (zum Beispiel monatlich oder jährlich) eine Nutzungsgebühr für den Gebrauch und Anwendung der Cloud CAFM-Lösung. Oftmals richtet sich dabei das Entgelt nach Anzahl der genutzten Module, Anzahl der Nutzer im System, gegebenenfalls Dienstleistungen (wie beispielsweise Applikationsverwaltung, Back-Up Services, etc.) und/oder Menge der Datennutzungen. Im Gegensatz zur bisher mehrheitlich im deutschsprachigen Raum verbreiteten Kauflösungen hat der SaaS CAFM-Kunde hier keine weiteren Rechte an der Software als die über den definierten Bereich vertraglich festgelegten Nutzungsrechte. Wichtig ist allerdings bei beiden Lösungen, dass der Kunde auch immer der Eigentümer der Daten in der Software verbleibt. Bei den SaaS-Lösungen muss daher immer auch ein Datentransfer zurück zum Kunden erfolgen.