Cloudgebruik in facility management
De behoefte aan actuele informatie over de belangrijkste bedrijfsprocessen in facility management (FM) groeit bijna parallel met de verdere verspreiding van software-ondersteunde facility management systemen.
Om alle taken, kosten en structuren van vaak complexe en wijdverspreide (FM) bedrijfsprocessen duidelijk beschikbaar te hebben, is het in kaart brengen en verwerken van gegevens bijna onmisbaar geworden. Cloud Computer Aided Facility Management systemen (CAFM), die nu wijdverspreid zijn in de Anglo-Amerikaanse markten, nemen geleidelijk ook in Duitstalige landen een steeds belangrijkere positie in op het gebied van gerelateerde softwareoplossingen. Reden genoeg om de praktische voordelen van puur op internet gebaseerde systemen voor FM eens nader te bekijken.
Peter Schmidt is sinds september 2015 Hoofd Facility Management bij KLEPIERRE. Na studies in Duitsland en Nederland werkte hij aanvankelijk enkele jaren als consultant voor FM en maincontracting. Vervolgens nam hij als CAFM-consultant de implementatie van onderhoudssoftware over voor een internationale voedingsmiddelengroep. Na het succesvol opzetten van een bedrijfssegment voor een Nederlandse CAFM-aanbieder in Duitsland en Oostenrijk, nam hij jarenlang de verantwoordelijkheid over als hoofd Facility Manager bij NORDSEE.
Peter Schmidt is ook docent CAFM aan de Westfaalse Hogeschool in Gelsenkirchen en wetenschappelijk adviseur aan de Nederlandse Saxion Hogeschool in Deventer.
Definities Cloud Computing:
Volgens Wikipedia is cloud computing het aanbieden van IT-infrastructuur (computercapaciteit, opslag, software, enz.) met toegang via het internet. Bij het gebruik van cloud computing moet het volgende onderscheid worden gemaakt met betrekking tot de technologische omgevingen:
Publieke cloud:
Openbare IT-omgeving; gedeeld gebruik door veel/alle gebruikers, gegevensopslag in (wereldwijd) gedistribueerde datacenters, maximale kostenvoordelen, maximale flexibiliteit, lage gegevensbescherming.
Privé cloud:
Organisatie/bedrijfsinterne IT-omgeving met privétoegang; gegevensopslag intern of extern in een fysiek bekend datacenter, hoge kostenvoordelen, hoge flexibiliteit, maximale gegevensbescherming.
Hybride cloud:
Combinatie van private en publieke cloudomgeving; koppeling van publieke en private datacenters, interne en externe gegevensopslag, hoge kostenvoordelen, hoge flexibiliteit, hoge tot gemiddelde gegevensbescherming.
Differentiatie van CAFM-systemen
Bij het gebruik van internetgebaseerd CAFM moeten de verschillende toepassingsopties vooraf vergeleken worden. Dit artikel richt zich uitsluitend op het gebruik van CAFM-systemen die via cloud computing kunnen worden geleverd en dus gebruikt. Het gebruik van intern geïnstalleerde server-clientgebaseerde systemen (die vervolgens via verschillende technische opties via het internet of intranet kunnen worden gebruikt) maakt daarom geen deel uit van de volgende overwegingen.
De klassieke aankoopoplossing
Het meest voor de hand liggende verschil tussen cloud CAFM-systemen en conventionele FM-softwareoplossingen, die lokaal moeten worden geïnstalleerd, is in eerste instantie minder van technische dan van juridische aard. Met de klassieke aankoopoplossing verwerft de klant de permanente gebruiksrechten en hoeft hij zich nauwelijks zorgen te maken over andere juridische aspecten behalve de terugkerende (en vaak absoluut noodzakelijke) updates. De gebruiksrechten voor de FM-software blijven permanent bij de koper en de software kan commercieel worden geactiveerd op de balans van het bedrijf. Dit gaat vaak gepaard met een “up-front” “aanzienlijke” aankoopprijs, die meestal (afhankelijk van de organisatiestructuur en -omvang) al snel in de zes cijfers kan lopen.
De moderne SaaS-oplossing
Bij moderne Software as a Services (SaaS)-oplossingen daarentegen betaalt de klant meestal een gebruiksvergoeding voor het gebruik en de toepassing van de cloud CAFM-oplossing als onderdeel van een abonnement voor een vaste periode (bijv. maandelijks of jaarlijks). De vergoeding is vaak gebaseerd op het aantal gebruikte modules, het aantal gebruikers in het systeem, eventuele diensten (zoals applicatiebeheer, back-updiensten, enz.) en/of de hoeveelheid gebruikte gegevens. In tegenstelling tot de aankoopoplossingen die tot nu toe veel gebruikt worden in Duitstalige landen, heeft de SaaS CAFM-klant geen verdere rechten op de software dan de contractueel overeengekomen gebruiksrechten voor het gedefinieerde gebied. Voor beide oplossingen is het echter belangrijk dat de klant altijd eigenaar blijft van de gegevens in de software. Bij SaaS-oplossingen moeten gegevens daarom altijd worden teruggegeven aan de klant.