Verantwoordelijkheid van de exploitant :

Basisprincipes van Verantwoordelijkheid van de exploitant

De brand in een chemische fabriek in Braunschweig en de brand in een kiosk in Düsseldorf in 2024 zijn slechts twee voorbeelden: De verantwoordelijkheid van de exploitant gaat over leven en welzijn en een hoog niveau van bescherming van eigendommen. Exploitanten van onroerend goed dragen een speciale verantwoordelijkheid en de sector is streng gereguleerd.

De verantwoordelijkheid van de exploitant omvat de wettelijke plichten en verantwoordelijkheden die een exploitant en eigenaar van een gebouw moeten waarborgen om de veiligheid van de gebruikers van het gebouw en de operationele veiligheid van de systemen te garanderen.

Facility Manager Peter Schmidt helpt u om systematisch te voldoen aan de voorschriften en proactief te zorgen voor de veiligheid van de gebruikers.

Facility Manager Peter Schmidt helpt u om systematisch te voldoen aan de voorschriften en proactief te zorgen voor de veiligheid van de gebruikers.

Hij kent de complexe vereisten en kan de Verantwoordelijkheid van de exploitant op een rechtszekere, economische en competente manier implementeren.
Met zijn ervaring en deskundigheid minimaliseert hij het aansprakelijkheidsrisico voor u en uw bedrijf en zorgt hij ervoor dat u voortdurend voldoet aan alle wettelijke vereisten, terwijl hij ook rekening houdt met economische vereisten.
U bespaart uzelf de moeite om uw eigen personeel op een tijdrovende en mogelijk niet-gespecialiseerde manier op te leiden.
Alleen een ervaren expert kent alle belangrijke wet- en regelgeving (bijv. Arbowet, industriële veiligheidsverordening, bouwwetgeving van de deelstaten, enz.) en laat zien hoe u er als exploitant voor kunt zorgen dat uw gebouwen en systemen altijd voldoen aan de wettelijke vereisten.

In detail

Taken in de Verantwoordelijkheid van de exploitant:
De GEFMA-richtlijn

Op het gebied van vastgoed- en faciliteitenbeheer omvat exploitantverantwoordelijkheid alle verantwoordelijkheden en plichten die een exploitant van een gebouw, vastgoed of pand heeft ten opzichte van verschillende belanghebbenden (eigenaars, wetgevers, werknemers, vastgoedverzekeraars, gebruikers, werkgeversverenigingen, buren, het milieu, enz. Een groot aantal taken is bedoeld om ervoor te zorgen dat gebouwen en eigendommen veilig, in overeenstemming met de wet, efficiënt, duurzaam en volgens de voorgeschreven normen worden geëxploiteerd.

De Duitse Vereniging voor Facility Management (GEFMA) creëerde in 2004 voor het eerst een standaard voor Duitsland met de richtlijn “GEFMA 190 Operator Responsibility in Facility Management”. Facility Manager Peter Schmidt is een van de weinige facility managers in Duitsland die vanaf het begin intensief met deze GEFMA-richtlijn heeft gewerkt en daarom een groot aantal succesvolle projecten voor de implementatie van verantwoordelijkheid van de exploitant kan laten zien.

Regels en
voorschriften

De wetgever, de verzekeringsverenigingen voor werkgeversaansprakelijkheid en alle bouwverzekeringsmaatschappijen hebben hiervoor een uitgebreide reeks voorschriften opgesteld en deze de afgelopen jaren voortdurend aangepast, waarbij strikte naleving van de voorschriften ook buiten het geval van schade wordt geëist.

Gebruik en onderhoud van gebouwen

De exploitant is verantwoordelijk voor de dagelijkse werking van de gebouwen, inclusief onderhoud, service, inspecties, expertises, schoonmaak en beveiliging. Dit omvat ook het zorgen voor de goede technische werking van gebouwsystemen zoals ventilatie, drinkwatersystemen, verwarming, airconditioning en liften.

Beveiligingsbeheer

De exploitant is verantwoordelijk voor het implementeren van veiligheidsmaatregelen om de veiligheid van mensen op het terrein en in de gebouwen te garanderen. Dit omvat brandbeveiliging, gezondheid en veiligheid op het werk, noodplannen, toegangscontrole, evacuatieoefeningen en andere veiligheidsgerelateerde aspecten. De exploitant moet er bijvoorbeeld ook voor zorgen dat verkeersgebieden buiten veilig begaanbaar zijn, zonder gevaren zoals vallende takken van bomen, struikelgevaar of ijs in de winter.

Energie-efficiëntie en milieubescherming

De verantwoordelijkheid van de exploitant omvat ook het optimaliseren van het energieverbruik en het implementeren van duurzame maatregelen in de vastgoedactiviteiten. Dit omvat de implementatie van energiebeheersystemen, recyclingprogramma’s, correcte afvalverwerking en energie-efficiënt technisch beheer in vastgoedexploitatie. De wet op energie-efficiëntie (EnEfG) vereist bijvoorbeeld dat alle bedrijven met een gemiddeld totaal jaarlijks energieverbruik van meer dan 7,5 gigawattuur (GWh) een energie- of milieubeheersysteem opzetten in overeenstemming met ISO 50001 of EMAS. Software-implementatie kan hierbij ondersteuning bieden.

Naleving

De exploitant moet ervoor zorgen dat de objecten en gebouwen voldoen aan de geldende wet- en regelgeving. Dit omvat bouwvoorschriften, brandbeveiligingsvereisten, gezondheids- en veiligheidsvoorschriften, milieuwetgeving en andere relevante, soms zeer objectspecifieke wettelijke bepalingen. De exploitant heeft bijvoorbeeld een geldige bouwvergunning nodig en doet er goed aan om het gebouw te exploiteren in overeenstemming met de bouwvergunning, d.w.z. dat er geen gebruikswijzigingen zijn doorgevoerd zonder toestemming en dat alle noodzakelijke terugkerende deskundige inspecties bekend zijn of zijn uitgevoerd.

Kostenbeheer

De verantwoordelijkheid van de exploitant omvat ook het efficiënte beheer van de bedrijfskosten. Dit omvat budgettering, inkoop, contractbeheer en het identificeren van mogelijkheden om kosten te besparen. Er zijn bijvoorbeeld ook geschikte gegevens en software beschikbaar voor het beheer van bedrijfskosten.

Relaties met klanten en huurders

In het geval van commercieel vastgoed is de exploitant vaak ook verantwoordelijk voor het onderhouden van relaties met huurders of klanten. Dit omvat communicatie, het voldoen aan serviceverzoeken en de implementatie van een positieve gebruikerservaring. De exploitant kan bijvoorbeeld ook te allen tijde de eisen van zijn huurders uitvoeren op basis van alle contracten en heeft de bijbehorende (personele) middelen tot zijn beschikking.

Organisatie van verantwoordelijkheid van de exploitant: Wat je niet kunt delegeren.

Sommige taken met betrekking tot de verantwoordelijkheid van de exploitant kunnen schriftelijk worden overgedragen (bijv. door middel van een arbeidscontract, dienstverleningscontract, dienstverleningsovereenkomst, dienstinstructie, functiebeschrijving, enz. Veel expoitants willen ten minste een deel van de verantwoordelijkheid van de exploitant overdragen aan dienstverleners en servicebedrijven. Er zijn echter ook verantwoordelijkheden die altijd bij de exploitant blijven liggen:

Verantwoordelijkheid van de exploitant

Verplichting tot organisatie. De exploitant is altijd verantwoordelijk voor het organiseren en reguleren van de bedrijfsvoering. De regelgeving is veelomvattend en kan nooit aan derden worden gedelegeerd. Voorbeelden hiervan zijn de definitie van de structurele en procedurele organisatie, de regulering van de implementatie van gezondheid en veiligheid op het werk, eerste hulp en naleving van operationele en structurele brandbeveiliging.
Selectieplicht. Bij het selecteren en inzetten van managers, externe dienstverleners en uitvoerende partijen is de exploitant of eigenaar verplicht om aan bepaalde criteria te voldoen en dit te documenteren. Bij het selecteren en aanstellen van personeel moet ervoor worden gezorgd dat alleen geschikte personen de respectieve taken toegewezen krijgen. Er moet ook voor worden gezorgd dat de verplichte partijen over voldoende (financiële en personele) middelen beschikken.
Plicht tot controle en toezicht. De exploitant die taken delegeert aan derden is altijd verplicht om de kwaliteit en omvang van de taakuitvoering te controleren. Alleen door toezicht te houden op de aan andere partijen gedelegeerde taken voldoet de exploitant op adequate wijze aan zijn verantwoordelijkheid als exploitant. De plicht om toezicht te houden blijft daarom altijd bij degene die de verantwoordelijkheid delegeert en kan niet aan een derde worden gedelegeerd.

Aangepast aan uw vereisten: stap voor stap naar een veilige en economische oplossing .

Elk bedrijf, elke organisatie is anders en elke implementatie heeft zijn eigen specifieke uitdagingen in de praktijk. Daarom moet het doel van elke introductie vooraf worden gedefinieerd in een constructieve dialoog tussen projecten. De tweede stap is dan het definiëren van een aanpak op maat voor de volgende stappen.

Een algemene doelstelling is altijd het creëren van de mogelijkheid van exculpatie in geval van schade. Exculpatie betekent vrijstelling van de beschuldiging van verwijtbaar plichtsverzuim of rechtvaardiging ter verdediging tegen een beschuldiging. Hoe eenvoudiger het is om te exculperen, hoe beter een gedocumenteerde situatie kan worden gecreëerd waaruit ondubbelzinnig blijkt dat de exploitant aan zijn verplichtingen heeft voldaan en al het nodige heeft gedaan om een claim af te wenden. Software kan hier bijvoorbeeld ook ondersteuning bieden.

Nadat de doelstellingen van het project en de basisaanpak zijn gedefinieerd, moeten alle belanghebbenden worden betrokken en moet, indien nodig, de status-quo van de organisatie voor elk projectteam worden beoordeeld. Dit houdt in dat alle panden, gebouwen, technische systemen en processen voor inspectie, onderhoud, service en reparatie moeten worden geanalyseerd op basis van een vergelijking tussen de huidige en de gewenste mate van vervulling. Zodra de resultaten zijn verzameld, kan de takenlijst worden gemaakt en verwerkt op basis van prioritering.

Gebruik de voordelen van een externe facilitair manager in de documentatie:

Inventarisatie van de (facilitaire) organisatie in het bedrijf met betrekking tot de verantwoordelijkheid van de exploitant
Registratie van alle specifieke ambachten en technische systemen in het gebouw
Opstellen van een lijst met alle wettelijke en normatieve vereisten (per branche)
Vergelijking en evaluatie van de naleving van de verplichtingen (vergelijking ACTUEEL-TARGET)
Conceptontwikkeling voor optimalisatiemaatregelen
Integratie in een softwareproject (bijv. CAFM-oplossing) indien nodig
Implementatie in de praktijk (incl. training)
Documentatie van alle maatregelen
De effectiviteit van de maatregelen controleren
Integratie van verdere maatregelen bij wijzigingen in de regelgeving