Interim-management in facility management

In de dynamische omgeving van facility management moeten bedrijven steeds flexibeler en efficiënter reageren op veranderende marktomstandigheden. Een oplossing die steeds populairder wordt, is interim management. Hierbij worden ervaren managers voor een beperkte periode in het bedrijf gebracht om speciale taken, projecten of crisissituaties aan te pakken. Op deze manier kan uitgebreide FM-expertise in één stap in de organisatie worden geïntegreerd.

Welke rol heeft interim management tot nu toe gespeeld in de facilitaire sector en hoe zal deze markt zich in de toekomst ontwikkelen? De bachelorscriptie “The development of the interim management market in the facility management sector: An analysis of opportunities, risks and future forecasts” van Miriam Hagedorn, geschreven in samenwerking met facility manager Peter Schmidt aan de Hogeschool Münster, geeft een goed onderbouwd overzicht*.

Flexibel, efficiënt, toekomstgericht

Jede Leistung, die im Facility-Management gefragt ist, lässt sich grundsätzlich auch im Interims- beziehungsweise Teilzeitmanagement abbilden. Für Unternehmen ergibt sich daraus ein entscheidender Vorteil: Die benötigte Expertise ist ohne lange Einarbeitungszeit sofort verfügbar, Prozesse können umgehend optimiert und strategische Veränderungen zielgerichtet umgesetzt werden.

Een centraal aandachtspunt in interim management is het tactisch-strategische gebied – bijvoorbeeld in de controle van facilitaire diensten. Hier ligt de focus niet op het operationele, maar op de controlerende, beslissende rol. Interim managers brengen externe expertise in, handelen onafhankelijk en openen vaak nieuwe oplossingen door hun perspectief.

Tegelijkertijd worden bedrijven geconfronteerd met de vraag in welke situaties interim management bijzonder geschikt is in vergelijking met andere modellen – zoals een traditionele vaste aanstelling. Het antwoord is veelzijdig: Interim management kan vooral voordelig zijn als er een korte termijn of speciale behoefte is aan externe ondersteuning. Dit geldt bijvoorbeeld in fases waarin expertise tijdelijk niet intern kan worden gedekt en in het geval van ongewone projecten of herstructureringen.

Naast de klassieke “interim-opdracht”, waarbij het om één project gaat, worden grotere opdrachten met een lange projectduur – soms meerdere jaren – steeds belangrijker. Bedrijven richten zich op het structureren van processen op zo’n manier dat bestaande middelen efficiënter gebruikt kunnen worden en toegevoegde waarde creëren. Veel bedrijven zien de focus op operationele implementatie en geven daarom de opdracht aan een interim manager in plaats van aan een adviesbureau.

Dit is vooral nuttig als het niet om een kortetermijnproject gaat, maar ook niet om een permanente activiteit. Als het alleen gaat om selectieve ondersteuning bij dagelijkse werkzaamheden zonder enige controle. In deze gevallen worden eerder andere werkmodellen gebruikt, zoals uitzendkrachten of freelancers.

Potentiële onzekerheden – bijvoorbeeld met betrekking tot beslissingsbevoegdheid, integratie in bestaande teams of contractuele afspraken – moeten zorgvuldig worden afgewogen. Desondanks is het duidelijk dat bedrijven die op een gerichte manier gebruik maken van interim management profiteren van een hoge mate van flexibiliteit en de kennis van ervaren experts.

Scepsis verdwijnt meestal snel

De meeste bedrijven associëren professionalisering en verzelfstandiging van managementtaken met externe expertise en gedegen advies over de operationele uitvoering. Hoewel interim management steeds bekender wordt, hebben vooral kleinere en middelgrote bedrijven vaak nog bedenkingen.

De ervaring van experts bevestigt dat veel bedrijven onzeker zijn over het inschakelen van een externe partij vanwege de complexe wettelijke regels en het gevoel van een gebrek aan transparantie in de markt. Zorgen over acceptatieproblemen bij interne projectdeelnemers en de angst voor verlies van expertise spelen ook een grote rol.

Een interim facility manager kan alleen succesvol zijn als hij goed geïntegreerd is in het bedrijf en gericht is op succes op de lange termijn. Het gaat niet alleen om het hebben van de juiste expertise, maar ook om de juiste methodologie die intern kan worden doorgegeven en duurzaam kan worden geïmplementeerd voor werknemers. Oplossingen moeten transparant en objectiveerbaar zijn voor klanten en medewerkers. Volgens het principe: “Kijk, in project X met een vergelijkbare taak deden we het op deze manier en op die manier, in project Y losten we het op deze manier op, laten we nu bespreken welke weg we hier bewandelen”. Op deze manier blijf je openstaan voor de perspectieven van de klant en wijs je op alternatieven waar je intern, binnen je eigen “ideeënkring”, niet aan gedacht zou hebben.

Een interim facility manager brengt gewoon een frisse wind in het bedrijf. Hij brengt ervaring uit andere sectoren mee die nooit zijn weg naar het bedrijf zou hebben gevonden. Gebaseerd op mijn persoonlijke ervaring van 10 jaar facility management en vele interim-projecten, maakt het deel uit van mijn filosofie om altijd te denken vanuit het samenspel van drie competenties: bijdragen aan een teamstructuur met menselijke sensitiviteit, de optimale methoden toepassen en diepgaande branchekennis gebruiken.

Gelukkig tonen studies en meningen van experts aan dat bedrijven over het algemeen hun onzekerheden zeer snel verliezen – na de eerste periode van het eerste gebruik.

Ontwikkeling van de markt voor interim-management

Hoe de markt voor interim management zich in de toekomst zal ontwikkelen, is afhankelijk van tal van externe factoren. Vooral in tijden van economische onrust neemt de vraag naar externe dienstverlening met sprongen toe. De behoefte aan experts die op korte termijn beschikbaar zijn, die niet op lange termijn worden vastgehouden en wier werving niet te lang mag duren, groeit al enkele jaren gestaag.

Volgens cijfers van DDIM (Dachgesellschaft Deutsches Interim Management e.V.) is interim management een duidelijk opkomende markt. 90% van de in een onderzoek ondervraagde bedrijven uit de D-A-CH regio verwacht dat de flexibiliteit op de arbeidsmarkt tegen 2030 zal toenemen en dat moderne werkmodellen zullen blijven groeien. Van hen voorspelt 75% ook verdere groei specifiek voor de markt van interim management.

Oplossing met toekomst

Interim management in facility management biedt bedrijven de mogelijkheid om specialistische kennis gericht in te zetten, methoden verder te ontwikkelen, efficiëntiepotentieel te benutten en wendbaar te blijven als organisatie. Vooral in een steeds complexer en dynamischer wordende bedrijfswereld kan deze manier van werken een doorslaggevend criterium voor succes worden.

Naast het toenemende tekort aan gespecialiseerd personeel, blijven de uitdagingen voor bedrijven in de facilitaire sector toenemen, waardoor er vraag is naar facility managers met ervaring en perspectief. Gezien de toename van opleidingsmogelijkheden in de facilitaire sector in de afgelopen jaren, is het waarschijnlijk dat het aanbod van interim facility managers de komende jaren aanzienlijk zal toenemen.

* Gegevensbron: Hagedorn, Miriam: The Development of the Interim Management Market in the Facility Management Sector: An Analysis of Opportunities, Risks and Future Forecasts. Münster 2024