Der praktische Nutzen einer Cloud CAFM-Lösung und welche Nachteile es gibt
Der erste Teil des Beitrags setzt sich mit der Cloud auseinander. Dabei erkläre ich die Unterschiede von Cloud CAFM-Systemen im Vergleich zu herkömmlichen FM-Software-Lösungen, welche lokal installiert werden müssen. Der zweiten Teil eschäftigt sich mit dem praktischen Nutzen der Cloud CAFM. Mit einem klaren Fazit!
Peter Schmidt ist seit September 2015 Head of Facility Management bei KLEPIERRE. Nach dem Studium in Deutschland und den Niederlanden war er zunächst mehrere Jahre als Berater für FM und Maincontracting tätig. Anschließend übernahm er als CAFM Consultant die Implementierung einer Maintenance Software bei einem internationalen Lebensmittelkonzern. Nach dem erfolgreichen Geschäftsfeldaufbau für einen niederländischen CAFM-Anbieter in Deutschland und Österreich übernahm er für viele Jahre die Verantwortung als Leiter Facility Manager bei NORDSEE.
Peter Schmidt ist darüber hinaus auch Lehrbeauftragter für CAFM an der Westfälischen Hochschule am Standort Gelsenkirchen und wissenschaftlicher Beirat in der niederländischen Hochschule Saxion in Deventer.
Head of Facility Management bei KLEPIERRE
Praktischer Nutzen in der täglichen Anwendung
Bei der Projektierung des Roll-Outs einer Cloud CAFM-Lösung begegnen dem zukünftigen Nutzer bereits die ersten Vorteile im Vergleich zu einer klassischen Server-Client-Anwendung. Es bedarf keiner monetären und ressourcentechnischen Planung des Hostings (für Server und Backup). Dabei darf/muss vorausgesetzt werden, dass alle Nutzer, welche mit der Cloud-Lösung bedacht werden, über einen PC beziehungsweise ein mobiles Endgerät mit Internetzugang verfügen sollten. Das ermöglicht auch einen frei skalierbaren Projektstart auf der gewünschten beziehungsweise tatsächlich möglichen Detailtiefe. Dies ist unter Berücksichtigung des vorliegenden Workloads der beteiligten Mitarbeiter insofern ein gewichtiger Vorteil, als viele CAFM Projekte leider auch daran scheitern, dass aufgrund einer zu ehrgeizigen sowie umfassenden Planung des Transfers von Tätigkeiten in die Software, die Akzeptanz der Nutzer unterlaufen wird. Diese werden sich im Zweifelsfall immer sehr schnell für die Beibehaltung der bisherigen Vorgehensweise entscheiden, sofern es bei der Implementierung zu einer hohen diesbezüglichen zeitlichen Belastung kommen sollte (was zumindest subjektiv bei vielen Beteiligten sehr schnell der Fall sein dürfte).
Weitere technische Vorteile bei der Implementierung des Software as a Service CAFM sind das Entfallen des Aufspielens von Software auf den einzelnen Endgeräten, das Entfallen einer technischen Applikationsverwaltung auf der Nutzerseite sowie die ortsunabhängige Nutzung der Web-Software. Insbesondere der letzte Punkt ist für alle Unternehmen, welche an mehr als einem Standort im Organisationsverbund die Software gleichzeitig ausrollen wollen, ein erheblicher Zeit- und Kostenvorteil.
Je nach Lizenzmodell sind (im Vergleich zu Kauflösungen) im Lebenszyklus der CAFM Software (ca. 10 – 15 Jahre) auch beträchtliche Kosteneinsparungen realisierbar. Wie hoch diese genau sind, hängt im Wesentlichen von dem Anbieter beziehungsweise dem jeweiligen Lizenzpreismodell ab. Auf jeden Fall sind zu Projektstart keine Investitionen wie bei vergleichbaren Kauflösungen zu tätigen, was sich immer vorteilhaft auf die Liquidität des Softwarekunden auswirkt.
Weitere Vorteile einer Cloud CAFM
Bei der operativen Nutzung einer Cloud CAFM imponiert vor allem die Option, das System prozesstechnisch im laufenden Betrieb jederzeit anpassen zu können. Dabei bietet sich auch die Politik der kleinen Schritte an. Größere Änderungen wie zum Beispiel nach einem Release einer Server-Client-Lösung überfordern oftmals die Nutzer und benötigen viel Erklärungsaufwand. Bei regelmäßigen und kleinteiligen Prozessanpassungen (unter aktivem Einbezug der Nutzer/Anwender) wächst die CAFM-Lösung so, wie die der Lernfortschritt in der Organisation es zulässt. Aufgrund der schnellen Anpassungsfähigkeit sind auch „Learnings“ nach dem Motto „Trial and Error“ möglich. Gelingt es dem Projektleiter CAFM so, die Nutzer über die Vorzüge (Transparenz, bessere Detailkenntnisse über TGA, Prozesse und gegebenenfalls damit verbundene Kosten) einer Softwarenutzung zu überzeugen, ist eine nachhaltige Nutzung der selbigen mehr oder weniger ein Selbstläufer. Weiterer Vorteil der konsekutiven Anpassung sind kleinere Projektbudgets, welche kumuliert betrachtet, schneller zum Erfolg in der Digitalisierung der FM-Organisation führen. Aufgrund der reinen Nutzung über diverse Webbrowser stellt unter der Berücksichtigung des Gesamtressourceneinsatzes die SaaS CAFM Lösung gerade für kleine und mittelständische Unternehmen eine hervorragende Alternative zur kostenintensiven eigenen In-House-Lösung.
Nachteile der Cloud CAFM-Lösung
Finanztechnisch ist bei einer Cloud-Lösung je nach Lizenzmodell zu klären, in wie weit die Kosten hierfür in der Bilanz aktiv gestellt werden können. Des Weiteren wird sich jeder Projektleiter einer Cloud CAFM-Lösung intensiv mit der Thematik des Datenschutzes auseinander zu setzen haben. Seriöse und professionelle Cloud CAFM-Anbieter sichern Ihren Kunden dabei den neusten Stand an Datensicherheit (mit einer oftmals weit professionelleren Hosting-Möglichkeit als diese intern technisch und kaufmännisch überhaupt möglich wäre) inklusive zertifizierter Prozesse (GEFMA, ISAE, etc.) zu. Das Argument der Abhängigkeit vom Software-Dienstleister ist sicherlich zumindest in dem Vergleich mit dem klassischen Kauflösungsanbieter zu betrachten. Meine praktischen Erfahrungen können an dieser Stelle jedoch darauf verweisen, dass am Ende des Tages es sowieso immer auf die Chemie zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer ankommt, was diesbezüglich somit zu neutralisieren wäre.
Zusammenfassung
Aus meiner Sicht lässt sich, wie oben bereits detailliert beschrieben, festhalten, dass die Cloud CAFM-Lösung eine Fülle an Vorteilen mit sich bringt. Kumuliert betrachtet wiegen diese Vorteile einige wenige Nachteile zur herkömmlichen Lösung mehr als auf.
Diese Erfahrung speist sich zum einen durch eine jahrelange professionelle Tätigkeit als Cloud CAFM Consultant, aber auch über eine mehrjährige Führungserfahrung als Leiter Facility Management in unterschiedlichen Unternehmen. Aus der letztgenannten Perspektive bestechen im operativen Tagesgeschäft vor allem die hohe Flexibilität in der Nutzung, die schnelle Anpassungsfähigkeit des Systems sowie die kostentechnischen Vorteile bei einem frei skalierbaren Roll-Out. Unter Berücksichtigung der weiter fortschreitenden globalen Digitalisierung vieler Geschäftsprozesse ergibt sich für mich somit für alle heutigen Neukunden die zwingende Empfehlung, sich hier tiefergehend mit den Cloud-Lösungsanbietern im Facility Management-Markt zu beschäftigen. Dies gilt im Übrigen auch für alle Bestandskunden klassischer Systeme, welche, aus welchen Gründen auch immer, einer Neuanschaffung gegenüber stehen.
